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2020年2月 bet3365娱乐官网 > 企业内刊

8天,办成一届比肩春晚的年会

编辑:集团人力资源管理中心

8天,办成一届比肩春晚的年终盛宴,这不能不说是一个奇迹,但是这个奇迹,在万达就真的发生了。这是万达人强大团队战斗力、凝聚力、实行力的再次证明!

开场舞《欢天喜地贺新春》

年会是万达人一年一度的盛会,且一直以高规格、高水准而闻名,是万达人年终的大Party。这样一场盛大的活动,万达已连续举办了20多届,每年都要用大半年的时间进行筹备,计划模块节点272个,复杂程度远超想象,是一项集团级别的重大项目工程。

2019年万达集团年会,已经按照计划筹备了8个月时间,一切似乎和往年一样。没有人意识到,一场前所未有的变化正在悄然发生。

剧变:不眠夜

2020年1月2日16点,距离年会召开还有8天。按照工作节点,年会会务交通组成员小张和其他成员一样,已经到达北京西站,准备踏上前往武汉的火车,开始年会现场筹备工作。这是他第一次参加集团年会,心情既兴奋又紧张。突然,一条来自微信群的消息,打乱了所有的计划。

各位同事,接到集团最新通知,今年年会举办地点由武汉改至广州,所有人不要上车,退票后尽快返回企业。

小张瞬间恍惚了,不敢相信这是真的。当他看到微信群里,大家齐刷刷地回复收到时,他意识到,新的战斗已经打响了。

在所有会务组成员回总部的路上,大家就已经开始迅速思考:广州年会场地条件如何、舞台是否需要重新设计、当地租车企业有哪些、会务手册有哪些要做出调整。

这就是万达人的实行力,只要指令明确,大家就快速响应、坚决实行。

与此同时,在总部大楼的B座21层6会议室,已经迅速成立了临时作战室。集团人力资源管理中心牵头酒管、地产等相关单位、部门,紧急梳理年会地址由武汉改到广州后需要尽快调整的重点事项,节目组、会议组、餐饮组等各组成员轮番汇报,讨论调整方案。

刚从火车站赶回来的交通组组长一边擦着汗,一边汇报:领导,交通组在回来的路上已经联络广州当地同事对租车企业进行了询价,今晚大家就将飞往广州,定了明早与当地三家租车企业商务谈判,确保车辆供应,请领导放心!

会议组组长从门外进来,还没等坐下,就急匆匆地说:领导,因改址产生的会议物资物料等相关变化,已全部梳理完成,今晚审核定稿后就第一时间发给供应商,连夜制作,预计5天内运到广州,绝不影响会议筹备进度!

尽管变化来得很快,但会务组动作更加迅捷有序,所有调整方案责任到人,当天销项。

马上确认!10分钟内反馈!今天一定完成!……在这充满变化的一天中,这样的话不知道说了多少遍。

在所有年会筹备调整方案中,最复杂的莫过于舞台方案。万达年会的舞台方案每年都是在年中开始设计,经过集团领导5—6轮推敲审核,在12月份完成所有舞台器械制作和预搭建。由于这场突如其来的变化,会务组紧急叫停了当天下午即将开往武汉的10辆运送物料的货车。

由于广州酒店现场大宴会厅条件与武汉酒店差异巨大,整体舞台方案都要重新设计,且广州酒店没有经过改造,宴会厅的电量峰值、顶部吊点、投影仪等都难以满足晚会需要。如何在几天时间内,做好需要半年完成的舞台设计、酒店改造等工作,是摆在所有会务人员面前的难题。

当天晚上,集团人力联合酒店设计院、安监部、导演组、舞台搭建企业一起,设计、推翻、再设计,经过一夜的推演,终于设计出了满足广州酒店现有条件,还可以确保晚会演出效果的最优方案。

新方案出来的时候,天已经蒙蒙亮了,很多人一夜未合眼。

1月2日,经过了这个不眠夜,真正的战斗才刚刚开始。

推进:破万难

1月3日上午,所有会务组成员就已经全部到达广州。调整方案虽然确定,但是现场遇到的新问题、新困难远比设想要多。

首当其冲的就是演员住宿和排练。由于临时改址,数百名演职人员的住宿都没有着落,同时,舞台搭建比原计划晚了两天,演员也没有彩排场地可用。

住宿组和节目组通过网络搜索、实地踩点、熟人推荐等方式多管齐下,半天内就调研了广州文华酒店周边29家酒店,最终选定距离广州文华酒店1公里的酒店式公寓,以及距离酒店2公里的彩排场地,并协调车辆在两地间往返接送,保障了年会整体平稳运行。

为了保障参会代表能够顺利入住,酒店和住宿组也面临着繁重的客房清退沟通工作,一边与原住客做好退房沟通工作、一边分批次安排参会代表住宿,时间紧迫,不能按照常规做法处理,只能小步快跑,灵活应对。在保证年会工作要求的前提下,也尽最大可能满足业主和顾客的利益。

餐饮组面临的挑战更大。按照年会工作要求,总结表彰会后,大宴会厅要在15分钟内,从650人的会议形式变为晚宴圆桌摆放。前期,武汉酒店的员工已培训了几个月,早已驾轻就熟。但广州酒店2019年刚刚开业,兼职员工多,从餐饮总监到普通员工,翻台经验都是零。当1月4日第一次晚宴翻台彩排时,时间远超规定标准,且餐桌和物资摆放混乱,翻台演练彻底变成了翻车现场

现场布置一丝不苟

总结表彰会后,大宴会厅要在 15 分钟内,从会议形式变为晚宴圆桌摆放年会

只有几天时间,还来得及吗?

行动就是最好的答案。餐饮组马上组织加强培训,白天场地要进行节目彩排,餐饮组就安排多次连夜模拟训练,每天至少完成翻台两次。经过一次又一次的训练,失误越来越少,从翻车现场变得齐齐整整。倒数第二次彩排时,终于在规定时间内准确无误地完成了翻台,一张张圆桌如棋子般在宴会厅里分布,看得人赏心悦目。

关于晚会节目筹备还有一个惊心动魄的小插曲。今年,AMC企业选送的节目是由三位美国演奏家表演的器乐合奏,并在1月6日下午将背景音乐视频文件发给了节目组。经过集团领导审核,为达到最佳的演出效果,建议他们变更其中一首曲目。但此时,三人已上飞机,无法取得联系。算上与美国的时差,三人落地后距离年会开始仅剩3天时间。虽然任务看似不可能完成,但节目组只有一个念头:突破万难,也一定要安排!

首先,节目组通过邮件通知演员曲目变更事宜,算好演奏家在东京转机的空当,电话沟通确认。又紧急通过Youtube搜索了演奏家们之前几乎所有演出视频,选出适合年会、大家耳熟能详的5首经典曲目。同时,节目组还提前预订好了最近的、符合录音条件的音乐棚,确保演奏家们到广州后,第一时间就可以进棚完成背景音乐的录制。

正是有了这一系列跑在时间前面的极限操作,在演奏家们1月8日到达当天,从中午12点到下午6点,录音、缩混、LED制作分屏、视频导入、现场测试等诸多环节已经全部完成。晚上8点,彩排大幕拉开,新节目如期登台,效果惊艳震撼,节目组成员们不禁感叹:所有努力都没白费。

节目组为了保证晚会效果,挖空心思做到极致。由于场地变动,广州商管团队临时代替武汉团队,承担了《万达之歌》大合唱的节目。7个日日夜夜的排练、调整,有的演员嗓子哑了,依然投入饱满的情绪用口型跟着排练。最终,《万达之歌》激情嘹亮,所有人都起身跟着唱,歌声响彻全场,将晚会气氛推向了新的高潮。

像这样的故事,在年会现场还有很多……

 

绽放:皆惊艳

经过近8天的连夜奋战,年会组织工作终于步入正轨。最终,年会精彩绽放,不仅保证了大会及晚宴环节井然有序、会务保障到位,还通过新增科技与艺术融合的晚会节目、在大会环节丰富LED背板呈现效果、用刷卡机取代餐券发放等手段,极大地提升了本次年会的科技感和参会体验,得到了集团董事长和各级参会代表的一致赞扬。

但是,大家都知道,在这成功的背后,是一个又一个默默无闻、可歌可泣的万达人深沉的背影……

有的人,为考察广州当地和园区附近交通路线,走坏了两双皮鞋,5天瘦了10斤;

有的人,为了准备大会和分系统会,连续两晚没休息,只能白天靠在椅背上打盹;

有的人,家就在广州,几公里的距离,却没回过家;

有的人,在广州筹备8天,都没顾上给家里5岁的闺女回一个电话;

有位负责安保工作的领导,每天固定巡场到凌晨1点,定的闹钟是凌晨4点,这么短的睡眠时间里还经常被紧急电话叫醒好几次。

8天,办成一场比肩春晚的年终盛宴,这不能不说是一个奇迹,这个奇迹,在万达就真的发生了。

这是万达人强大团队战斗力、凝聚力、实行力的再次证明!

万达人,敢闯敢试从来不畏惧,

万达人,遭遇挫折坚持不放弃,

万达人,永远保持旺盛生命力,

万达人,铸就百年企业新传奇!

下一个传奇,大家还将共同铸就!

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